Importar alimentos por Miami, con un almacén registrado ante la FDA

Qué hacemos con los alimentos importados

Si su alimento llega a PortMiami o a Port Everglades, lo llevamos de la terminal a donde tenga que ir. Los productos en frasco, en lata y en botella, los secos empacados y las bebidas pueden ir al almacén de Hialeah Gardens, que es una instalación de alimentos registrada ante la FDA y certificada por la TSA. Ahí se vacían, se cuentan, se ponen sobre tarimas si llegaron sueltos y se guardan por tarima hasta que sus pedidos los llamen.

El alimento que debe seguir frío se queda en su contenedor refrigerado, el reefer. Viaja con genset y puede esperar conectado en el patio hasta que su cámara fría o su cliente tengan espacio. Y si su propia bodega está lista, el contenedor va directo allá. En cualquier caso usted trata con una sola mesa de despacho, de la terminal a la entrega.

Qué significa estar registrado ante la FDA, y qué no

Por regla general, una instalación que guarda alimentos para consumo en Estados Unidos tiene que registrarse ante la FDA, y eso incluye a un almacén. Así que es una pregunta justa para cualquiera que quiera guardar su producto.

Ahora el límite, dicho con honestidad. Registrado significa que la FDA tiene la instalación en sus archivos. La propia regla de la FDA dice que un número de registro de ninguna manera implica aprobación ni respaldo de la FDA a una instalación o a sus productos, y la FDA no emite certificados de registro. Por eso decimos registrado y nunca aprobado, y tendríamos cuidado con quien le diga que un almacén está aprobado por la FDA.

Tampoco cubre lo que le toca a usted. La FDA dice que la ley no la autoriza a aprobar, certificar ni dar licencia a importadores individuales de alimentos, y no aprueba embarques por adelantado. Asegurarse de que el alimento sea seguro, sanitario y esté bien etiquetado para Estados Unidos sigue siendo responsabilidad del importador.

Alimentos secos en el almacén

El almacenaje acá es a temperatura ambiente, es decir, la temperatura del edificio, sin refrigeración. Eso le sirve al alimento que se conserva en su empaque sin frío. Se cobra por tarima y por mes, así que una docena de tarimas por seis semanas es una reserva normal.

Los alimentos muchas veces vienen cargados a piso, con los cartones estibados a mano del suelo al techo y sin tarimas. Confírmelo con su proveedor antes de que zarpe la caja, porque un contenedor cargado a piso es trabajo de cuadrilla y no de montacargas. Cuando llega, el conteo y la condición se registran en la puerta, con fotos de lo que no se vea bien, y usted recibe ese registro.

El piso opera con Manhattan Active Warehouse Management, así que cada tarima tiene una posición y cada pedido preparado deja un registro. No hay portal para clientes: los pedidos llegan por correo electrónico o por un archivo diario, y el registro de cada salida vuelve a usted.

Alimentos que deben seguir fríos

Los movemos en reefer. Un contenedor reefer sale de la terminal con un genset, un generador diésel que mantiene el frío funcionando en la carretera. Si su cámara fría está llena o su cliente todavía no puede recibir, el contenedor puede esperar en el patio conectado a una toma de corriente para reefer, con electricidad, y volver a salir con el genset cuando haya espacio.

Hay dos cosas que planear. El almacén es a temperatura ambiente, así que el alimento refrigerado o congelado espera en su reefer y no en un rack. Y el último día libre también corre para un reefer, con la electricidad corriendo al lado. Un alimento frío y atrasado son dos problemas a la vez, así que avísenos temprano y revisamos la fecha que la terminal muestra para su contenedor.

La temperatura la fija usted, porque usted conoce el producto. Mande la temperatura programada (set point) con el número de contenedor, y diga si la unidad va en continuo o en ciclo. Si el alimento va lejos tierra adentro, puede pasar del contenedor a un tráiler refrigerado, y así la caja de la naviera vuelve antes.

Los papeles que lleva un alimento, y quién se ocupa

Los alimentos tienen un trámite que casi ninguna otra carga tiene. El prior notice (aviso previo) debe presentarse y estar confirmado por la FDA antes de que llegue el embarque, y para un alimento que viene por mar eso significa no menos de 8 horas antes de la llegada por mar. El alimento que llega sin él, o con un aviso equivocado o tardío, puede ser rechazado. El alimento rechazado queda retenido y no se le puede entregar a usted.

El despacho aduanero de un alimento importado se lo manejamos: la entrada y el prior notice los presenta el agente de aduanas con licencia con el que trabajamos, coordinados junto con el camión. Si ya tiene agente de aduanas, él sigue con ese trabajo y nosotros vamos a la par.

Lo que sigue siendo del importador

El Foreign Supplier Verification Program, conocido como FSVP, le corresponde al dueño o consignatario del alimento en Estados Unidos, y salvo algunas excepciones la FDA exige uno por cada alimento y cada proveedor extranjero. Las instalaciones en el exterior que elaboran, empacan o guardan el alimento por regla general también deben estar registradas ante la FDA, así que pregúntele a su proveedor antes del primer pedido. La carne, las aves y los productos de huevo pueden depender del USDA y no de la FDA, así que díganos exactamente qué producto es y lo encaminamos.

Este es un resumen sencillo para ayudarle a hacer las preguntas correctas, no un consejo legal. Las páginas de la FDA, listadas al final, son la autoridad. Díganos qué producto es y lo encaminamos.

Si la FDA retiene su contenedor

Cuando la FDA quiere examinar o tomar muestras de un embarque, envía un Notice of FDA Action que dice qué líneas de la entrada deben quedar retenidas. Esas líneas no se pueden distribuir hasta que la FDA las libere. Si el producto de esas líneas ya salió del área del puerto de entrada, la FDA puede pedirle a la aduana que exija devolverlo. Solo tienen que esperar las líneas que nombra el aviso.

El reloj no espera con usted. La tarifa de POMTOC dice que el demurrage sigue corriendo durante las retenciones del gobierno y los traslados a un sitio de inspección, y un reefer además necesita energía todo el tiempo. Una liberación tampoco cierra el caso para siempre: la FDA dice que no descarta acciones posteriores si aparece un problema.

El lado de los trámites de una retención pasa por el agente de aduanas, que es quien trata con la agencia. El lado del movimiento es nuestro: llevar el contenedor a donde tenga que ir y entregarlo una vez liberado. Un reefer retenido sigue necesitando energía, así que avísenos temprano. Avísenos el día que llegue el aviso, para que el camión quede planeado antes de la liberación.

Qué decirnos en el primer mensaje

Qué producto es y cómo viene empacado. Si es seco, refrigerado o congelado, y el set point si es frío. El número de contenedor, la naviera y el último día libre. A dónde tiene que llegar. Si ya tiene agente de aduanas.

Mándelo en español o en inglés. Con una respuesta aproximada a cada punto alcanza para empezar, y la tarifa llega por escrito.